コラム

 公開日: 2015-05-22  最終更新日: 2015-05-25

社員の電子メールをチェックしても問題ないか

「当社では業務専念と機密保護のため、会社のパソコンを使った業務に関係のない
ウェブサイト閲覧や、私用メールの送受信を禁止しています。
就業規則にも記載し、社員に周知しています。
先日、ある社員がこのルールを破ったため、懲戒処分を行おうとしたところ、その社員は、
『メールの履歴を見るなんてプライバシーの侵害だ!』と始末書の提出を拒みました。
どうすればいいのでしょう?」

業種によっては1人1台のパソコンを使用してお仕事をしているところも多いと思います。
仕事の連絡をメールでやりとりすることも多いでしょう。
メールで家族への連絡などプライベートなメッセージを送ってしまうこともあるかもしれません。
しかし、プライベートなやりとりを会社のパソコンで行うことは普通に考えると疑問が残る
ところがありますね。
ただ、会社のパソコンとはいえ、社員のメール内容を会社がチェックすることは法的に
問題が無いのでしょうか?

結論から言うと、
電子メールも含めた職場でのインターネットの私的利用は、勤務時間内であれば
社員の職務専念義務違反になります。
また勤務時間外であっても、多くの会社の就業規則等で定められているであろう、
会社の供する物品の私的利用禁止といった一般的な規則に違反することになります。

会社のパソコンは、会社に帰属しています。
つまり、会社の持ち物、設備であることから、仮に社員が自分のノートパソコンなどを
持ち込んで仕事をする形になっていたとしても、通信回線やメールサーバーなど、
何らかの会社の施設を通してメールを送信する事になるはずです。
会社の設備ということになれば、当然会社はその利用状況をチェックする権利があります。

但し、その際には就業規則などに次のような文面が必要となります。
◎パソコン、電話、携帯電話の使用について
 (1)電話、FAX、インターネット、電子メールは業務上のみに使用し、 無断で私的使用
   してはならない。
 (2)会社は従業員のインターネット、電子メール、携帯電話等の 利用状況等を従業員の
   承諾なく、必要に応じて調べることができる。

この文面で、私用メール等の抑止効果も可能となりますので、ぜひ就業規則を見直してみてください。

【編集後記】
毎年5月にはお客様の経営計画発表会に参加させています。
毎年色々な工夫を凝らし面白い内容なので今年も大変楽しみです^^

この記事を書いたプロ

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社会保険労務士 北出慎吾

福井県福井市高木中央2丁目701番地  ウイング高木2 [地図]
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