コラム

 公開日: 2015-05-07  最終更新日: 2015-05-14

マイナンバー制度 本人確認方法について

おはようございます。
ゴールデンウィーク明け、いつもより早めに出社した福井の人事コンサルタント・社会保険労務士の北出慎吾です。
休み明けの仕事は特に段取りよく進める!私の中でのモットーです(笑)
休みボケとはお客様の都合を考えない、自分の都合なので、、、、
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    マイナンバー制度 本人確認方法について
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来年のマイナンバー制度導入に向けて、各会社の人事総務担当者や経理担当者も
色々な対応策を検討され、具体的に何をどうしたらよいか不安に感じていることも多い
のではないでしょうか。

弊社でもマイナンバーの対応について色々検討を進めているところですが、先日、
国税庁のホームページに個人番号の提供を受ける際に『本人確認』を行う方法
についてQ&A形式で紹介されていました。
抜粋してお伝えします。

【通知カード】
通知カードとは、本人の氏名、住所、生年月日、性別、個人番号が記載されたカードです。
平成 27 年 10 月以降、市区町村から住民票の住所に送付されます。

【個人番号カード】
個人番号カードとは、本人が市区町村に交付を申請し、通知カードと引換えに発行されるカードです。
個人番号カードには、本人の氏名、住所、生年月日、性別、個人番号等が記載され、
本人の写真が表示されます。
※提示を受けた個人番号カードについて、写し(コピー)を保管することは義務付けられていません。
 なお、写しを保管する場合には、安全管理措置を適切に講ずる必要があります。
※安全管理措置(漏えい、滅失又は毀損の防止のための措置)

Q1.対面で個人番号の提供を受ける場合の本人確認はどうするの?

A1-1. ≪事業者が顧客から対面により個人番号の提供を受ける場合で、個人番号カードの提示を受ける方法≫

   申請書(税金や社会保険届け出書など)に記載された内容について、個人番号カードの裏面に
   記載された個人番号により番号確認、表面に記載された個人識別事項(氏名及び住所又は生年月日)
   及び顔写真で身元(実在)確認を行います。

A1-2. ≪事業者が顧客から対面により個人番号の提供を受ける場合で、通知カードと身元(実在)確認書類
      として運転免許証などの写真表示のある書類の提示を受ける方法≫

   申請書に記載された内容について、通知カードで番号確認、運転免許証などの写真表示のある書類で
   身元(実在)確認を行います。
   なお、通知カードは身元(実在)確認書類としては使用できません。

   他の身元(実在)確認書類には、以下のようなものがあります。
   ■住民基本台帳カード(交付を受けている者の写真が表示されているもの)
   ■運転経歴証明書(交付年月日が平成24年4月1日以降のもの)
   ■旅券■身体障害者手帳■精神障害者保健福祉手帳■療育手帳■在留カード
   ■特別永住者証明書又は国税庁告示1(写真付き学生証や写真付き資格証明書など)で定めるもの

A1-3.≪事業者が顧客から対面により個人番号の提供を受ける場合で、通知カードと身元(実在)確認書類
      として写真表示のない書類の提示を受ける方法≫

   申請書に記載された内容について、通知カードで番号確認、印鑑登録証明書と
   健康保険被保険者証で身元(実在)確認を行います。
   写真付身分証明書の提示が困難な場合には、以下の書類のうち、いずれか2つ以上の
   提示を受ける必要があります。

   ●国民健康保険、健康保険、船員保険、後期高齢者医療若しくは介護保険の
    被保険者証、健康保険日雇特例被保険者手帳、国家公務員共済組合
    若しくは地方公務員共済組合の組合員証、私立学校教職員共済制度の
加入者証、国民年金手帳、児童扶養手当証書、特別児童扶養手当証書
    又は国税庁告示2で定めるもの


Q2.個人番号の提供を依頼する書面を活用した本人確認はどうするの?
  ≪事業者が継続して取引を行っている顧客から個人番号の提供を受ける場合に、
   顧客に対して個人番号の提供を依頼する書面を送付し、顧客がその書面に通知カードや
   個人番号カードの裏面(通知カード等)の写しを貼付して返送する方法≫

A2.個人番号の提供依頼書類に、顧客が通知カード等の写しを貼付して返送することで、
   通知カード等の写しで番号確認を行うとともに、依頼書類に印字した住所及び氏名と
   貼付されている通知カード等の写しの住所及び氏名が同一であることを確認することにより、
   身元(実在)確認を行います。
   また、個人番号利用事務等実施者自身が送付した書面が返送される必要があります。

Q3.社員カードのICチップを利用した身元(実在)確認はどうするの?
  ≪事業者が従業員から個人番号の提供を受ける場合に、社員カードのICチップに格納されている
   氏名及び生年月日を読み取り身元(実在)確認する方法≫

A3.従業員に交付している社員証のICチップに格納された個人識別事項(例:氏名及び生年月日)を
   読み取ることにより、身元(実在)確認します。
   この場合、従業員の採用時など社員証の交付までに番号法や税法(所得税法第 224 条第2項等)で
   定めるもの又は国税庁告示で定めるものと同程度の本人確認書類(運転免許証、旅券等)による確認を
   行っている必要があります。
   なお、番号確認については、通知カードの提示等を受けて確認する必要があります。

Q4.知覚による身元(実在)確認はどうするの?
  ≪従業員が勤務先に給与所得者の扶養控除等(異動)申告書を提出する際に、
    勤務先のとりまとめ担当者が知覚により従業員の身元(実在)確認を行う方法≫

A4.採用時などに番号法や税法で定めるもの(所得税法第224 条第 2 項等)
   又は国税庁告示で定めるものと同程度の本人確認書類(運転免許証、写真付き学生証等)
   による確認を行っている必要があります。
   また、Aさんの妻(控除対象配偶者)の個人番号が必要な場合、通知カードにより
   個人番号を把握(確認)します。
   配偶者ということは「知覚」(見て判断)することにより本人に相違ないことが判断できますので、
   妻から身元(実在)確認書類の提示を求める必要はありません。
   なお、日頃からAさんと同じ部署で仕事をしているとりまとめ担当者は、入社時にAさんの
   本人確認をしていることから、「知覚」(見て判断)することにより本人に相違ないことが
   判断できますので、Aさんから身元(実在)確認書類の提示を求める必要はありません。

   なお、給与所得者の扶養控除等(異動)申告書には、AさんとAさんの妻の個人番号が
   記載されていますが、Aさんの妻の個人番号はAさんが自宅で確認済ですので、
   とりまとめ担当者は、Aさんの通知カードの提示等によりAさんの個人番号のみ確認します。

Q5.メールにより個人番号の提供を受ける場合の本人確認はどうするの?
  ≪事業者が講演会の講師に対して謝礼を支払い、法定調書の提出が必要となる場合に、
   講師がイメージデータ化した本人確認書類をメールにより送信することで、事業者が
   個人番号の提供を受ける方法≫

A5.個人番号カードの表面で身元(実在)確認、裏面で番号確認を行いますので、個人番号カードの
   両面を撮影して送信します(個人番号カードがない場合は、番号確認書類及び身元(実在)確認書類の
   送信が必要となります。)。

   また、スキャナを使用してイメージデータ化した本人確認書類をパソコンから送信する方法も可能です。
    継続的な契約関係にある場合には、上記手続により提供を受けた個人番号(特定個人情報)を
   法定調書作成のために保管することにより、次回以降も利用することが可能であり(個人番号を
   保管する場合には、安全管理措置を適切に講ずる必要があります。)
   改めて個人番号の提供を受ける必要はありません(税法上、個人番号の告知を受ける必要があると
   されている場合を除く。)。

   なお、メールによる送受信の際の情報漏えいのリスクに対し、必要な措置を講ずる必要があります。

Q6.インターネットの専用ページを利用した本人確認はどうするの?
 ≪顧客が事業者から本人確認をした上で発行されたID・パスワードによりインターネットの専用ページに
  ログインし、本人確認書類を送信することで、事業者が個人番号の提供を受ける方法≫

A6.事業者は運転免許証などで本人確認を行った上で、各顧客専用のインターネットページにログイン
 可能なID・パスワードを発行し、顧客がそのID・パスワードを利用して個人専用ページにログイン
   することにより身元(実在)確認を行います。

   顧客が通知カードをイメージデータ化し、個人専用ページから事業者に送信することで、
   事業者は当該データにより番号確認を行います。

   事業者が発行したID・パスワードを顧客が変更したとしても、一般的に変更後のID・パスワード
   によるログインがその顧客であるとシステム上判別していますので、変更後のID・パスワードによる
   ログインであっても身元(実在)確認として有効です。

Q7.社内ネットワークを利用した本人確認はどうするの?

A7.社内ネットワークで使用しているパソコンのログイン用ユーザーID及びパスワード(過去に本人確認を
   行った上で発行したものに限る。)による認証を利用して身元(実在)確認を行います。
   従業員が自身の個人番号を画面上で入力し、社内ネットワーク経由で、給与の支払者に送信し、
   送信された情報が給与の支払者が保有している特定個人情報ファイルの内容と一致しているか確認します。
   源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認のような、
   税務署長の承認は不要です。

   なお、個人番号の正確性の確保の観点から、従業員から最初に個人番号の提供を受けるときは、
   通知カード等の提示を受けることが望ましいと考えます。

本人確認でも色々と方法があるようです。
会社としての対策も一つずつ進めていきましょう。

【編集後記】

今年のゴールデンウィークはいい天気でしたね。
短パンで息子のサッカーの応援に入ったら足が日焼けしてしまいました。
お風呂に入るとヒリヒリします(笑)

この記事を書いたプロ

北出経営労務事務所 [ホームページ]

社会保険労務士 北出慎吾

福井県福井市経田2-302-1 フェルティビル203 [地図]
TEL:0776-58-2470

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